Dans le monde professionnel, il est souvent nécessaire d’utiliser son véhicule personnel pour effectuer des déplacements professionnels. La prise en compte des frais kilométriques est alors primordiale pour ne pas subir une perte financière à cause de ces déplacements. Savoir comment calculer et évaluer judicieusement ses frais kilométriques est donc essentiel.
Pourquoi estimer ses frais kilométriques ?
Lorsque l’on utilise son propre véhicule pour effectuer des trajets professionnels, on doit prendre en considération de nombreux facteurs pouvant impacter notre budget comme la consommation de carburant, les réparations ou encore l’amortissement du véhicule. L’estimation de ces dépenses permet d’être remboursé par son employeur ou bien de bénéficier d’une déduction fiscale dans le cas où l’employeur ne prendrait pas en charge certains frais.
Les différents types de frais :
Pour établir une estimation précise, il convient de bien différencier les divers types de coûts qui peuvent être engendrés lors de vos déplacements :
- Frais liés au fonctionnement du véhicule : Cela englobe toutes les dépenses relatives à l’utilisation courante du véhicule comme la consommation de carburant, les contrôles techniques ou encore les réparations dues à l’usure naturelle.
- Frais liés à la propriété du véhicule : Ici, on parle plutôt des dépenses réalisées lors de l’achat du véhicule ou celles relatives aux taxes, assurances et frais d’immatriculation.
- Frais liés aux trajets professionnels : Il s’agit des péages, des frais de stationnement et autres dépenses pouvant intervenir dans le cadre de déplacements professionnels (nuitées à l’hôtel, repas en déplacement, etc.).
Quelles informations sont nécessaires pour effectuer le calcul ?
Pour obtenir une estimation précise de vos frais kilométriques, il est indispensable de disposer de plusieurs données :
- Les kilomètres parcourus : Vous devez connaître la distance totale que vous avez parcourue avec votre véhicule à des fins professionnelles durant l’année. Notez scrupuleusement chaque trajet réalisé pour être le plus juste possible dans votre évaluation.
- Votre véhicule : Le type de votre véhicule (voiture, deux roues, etc.) ainsi que sa puissance fiscale auront un impact sur les coûts engendrés. Par exemple, un véhicule consommant davantage sera logiquement plus coûteux en carburant.
- Le barème kilométrique : Il s’agit d’un tableau publié chaque année par l’administration fiscale qui permet d’estimer le montant forfaitaire des frais kilométriques selon le type de véhicule et la distance parcourue.
Comment calculer le montant réel de ses frais kilométriques ?
Maintenant que vous disposez des informations nécessaires, voici comment procéder pour effectuer une estimation précise :
- Utiliser le barème kilométrique : Consultez le barème en vigueur pour l’année durant laquelle vous souhaitez estimer vos frais. Vous y trouverez les tarifs forfaitaires selon la puissance fiscale de votre véhicule et la distance parcourue à des fins professionnelles. Le montant obtenu correspondra aux dépenses liées au fonctionnement du véhicule (carburant, entretien, etc.).
- Ajouter les frais liés à la propriété : Reportez-vous aux factures de votre véhicule pour connaître le montant total des dépenses engagées pour son achat, sa taxe d’immatriculation et son assurance. Divisez ensuite ce chiffre par le nombre d’années pendant lesquelles vous pensez utiliser le véhicule. Cela vous donnera un montant annuel. Notez que vous pouvez également choisir de considérer les frais d’amortissement plutôt que ceux de propriété afin de mieux prendre en compte la dépréciation de votre véhicule dans le temps.
- Bon à savoir : Les frais de télécommunication ou d’équipement informatique nécessaires lors de vos déplacements peuvent également être pris en compte dans vos charges. N’oubliez pas de les intégrer à votre calcul.
En additionnant les montants obtenus à l’issue de ces étapes, vous obtiendrez donc une estimation globale et réaliste du coût de vos frais kilométriques.
Frais kilométriques : quelles obligations de justificatif ?
Pour bénéficier d’une déduction fiscale ou d’un remboursement de la part de votre employeur, il est essentiel de fournir certains justificatifs. En ce qui concerne vos frais de fonctionnement (carburant, entretien, etc.), le montant forfaitaire calculé grâce au barème kilométrique vous servira de preuve. Concernant les autres charges, des factures seront généralement exigées pour que vous puissiez justifier leur prise en compte auprès de l’administration fiscale ou de votre employeur.
Un conseil : Conservez tous vos documents relatifs à votre véhicule et à vos déplacements afin d’avoir accès facilement à ces éléments lors de vos démarches administratives. Vous serez ainsi prêt à répondre aux éventuelles demandes de justificatifs et éviterez les controverses autour de vos indemnités kilométriques.
